Um time preparado é o segredo para uma implementação bem-sucedida do ERP nas empresas.
A implementação bem-sucedida de um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) é frequentemente impulsionada pelo cuidadoso planejamento e execução de um time dedicado.
Embora as empresas dediquem considerável esforço à identificação dos requisitos do software, muitas vezes negligenciam a formação adequada do time responsável pela implementação. No entanto, é crucial compreender que o sucesso desse projeto depende significativamente da composição e eficácia do time escolhido.
A fórmula para o sucesso da implementação é aparentemente simples: reunir as pessoas certas, com as habilidades ideais, para dar os passos corretos. Por isso, para te ajudar nesta tarefa, preparamos este artigo que apresentará nove etapas fundamentais para guiar esse processo desde o planejamento até a avaliação do sucesso. Ao seguir essas etapas, as empresas podem aumentar substancialmente suas chances de uma implementação bem-sucedida.
1. Reconhecer que não se trata exclusivamente de um Projeto de TI
Ao implementar um sistema ERP, é comum atribuir a responsabilidade exclusivamente ao departamento de Tecnologia da Informação (TI). Entretanto, essa abordagem simplista ignora a verdadeira complexidade do processo. O sistema de gestão empresarial é mais do que uma mera solução tecnológica, ele é a espinha dorsal de todas as operações da empresa, exigindo o envolvimento e comprometimento de todos os departamentos.
A configuração eficaz do sistema exige a participação ativa de cada departamento, pois são os usuários que detêm a responsabilidade de definir os novos processos de negócios. Reconhecer essa natureza não exclusiva é o primeiro passo para estruturar um time de implementação capaz de conduzir o projeto ao sucesso.
2. Assegurar o comprometimento dos Executivos
Embora o respaldo inicial da diretoria da empresa seja crucial para o projeto de implementação do ERP, é essencial compreender que a aprovação do investimento representa apenas o ponto de partida. Garantir o compromisso dos executivos é um componente vital para o sucesso, exigindo mais do que uma simples assinatura.
Os executivos não podem se contentar em ser meros endossadores, eles devem entender plenamente o impacto desse empreendimento significativo. Este compromisso vai além das primeiras reuniões de lançamento, demandando que os líderes estejam ativamente envolvidos no acompanhamento do progresso da equipe. Provas visíveis de apoio são necessárias, incentivando e proporcionando a autoridade final diante de conflitos ou questões complexas que exigem a intervenção executiva.
A manutenção desse compromisso enfrenta desafios inevitáveis, como demandas de clientes, sessões de treinamento ou outros projetos. A falta de um compromisso executivo visível pode resultar na dispersão dos membros do time diante dessas distrações.
Portanto, é crucial estabelecer um comprometimento duradouro e a "permissão" para que a equipe permaneça focada, mesmo nos momentos em que outras prioridades surgem.
3. Selecionar o líder ideal para o projeto ERP
A eficácia de um projeto ERP repousa significativamente na escolha do líder adequado para conduzir a equipe até uma conclusão bem-sucedida, dentro dos limites de tempo e orçamento estabelecidos. Este líder não é apenas uma figura proeminente, mas alguém inteligente, dedicado e profundamente integrado ao lado operacional da empresa.
O líder do projeto é o ponto focal para dúvidas e problemas, sendo alguém que compreende profundamente os negócios da empresa, sua política interna e o funcionamento organizacional. Embora possa ser um chefe de departamento, é fundamental identificar essa pessoa o mais cedo possível, permitindo sua participação ativa no processo de seleção.
Além do conhecimento operacional, o líder da equipe precisa ser proficientemente versado no uso de software de gerenciamento de projetos. A habilidade de acompanhar tarefas, custos e cronogramas é crucial para o sucesso do projeto. Embora a experiência prévia em gestão de projetos seja benéfica, não é essencial, pois recursos abundantes estão disponíveis para treinar o líder escolhido nas técnicas e ferramentas necessárias para uma gestão eficaz.
4. Montar o time ideal para a implementação do ERP
A chave para uma implementação bem-sucedida do Sistema de Gestão Empresarial está na formação de uma equipe que reflita a estrutura organizacional da empresa. A composição do time deve abranger representantes de todos os principais departamentos funcionais, incluindo os principais usuários e beneficiários do sistema. Com áreas que vão desde engenharia, vendas e atendimento ao cliente até compras, finanças, contabilidade, TI, manutenção e recursos humanos, a diversidade dos departamentos reflete a abrangência do sistema e sua integração em todas as operações da empresa.
O time de implementação não é apenas responsável pelo planejamento e organização do projeto, mas também por reunir-se regularmente para analisar o progresso e solucionar desafios emergentes.
Cada membro do time assume a responsabilidade de coordenar atividades em sua área funcional, liderando equipes específicas para a realização de tarefas designadas. Os membros reportam-se ao time do projeto à medida que as tarefas são iniciadas e concluídas, garantindo uma comunicação eficaz em todos os níveis.
As reuniões do time do projeto ocorrem regularmente, geralmente semanalmente, ou com maior frequência em períodos críticos ou de intensa atividade. Embora a participação dos diretores não seja obrigatória nessas reuniões, é essencial mantê-los informados por meio de relatórios regulares do líder. A geração de relatórios de situação para toda a empresa também é recomendada, contribuindo para manter o entusiasmo e o interesse de toda a equipe em todo o processo de implementação.
5. Certificação: Pilar Essencial na Implementação de Sistemas ERP
A relevância de um time certificado na implementação de Sistemas ERP é indiscutível. Em projetos desse porte, a escolha de parceiros com profundo conhecimento técnico e experiência prática é crucial.
No entanto, essa necessidade vai além da expertise técnica, exigindo que a equipe envolvida no projeto, tanto da empresa quanto dos profissionais contratados, possua certificações não apenas na ferramenta, mas também em metodologias de gestão de equipes e projetos, como PMI (Project Management Institute) e Scrum. Com a Golive Consultoria, você conta com o auxílio de um time qualificado e certificado pela SAP, PMI e outras metodologias ágeis.
Em um mercado cada vez mais competitivo, destacam-se aqueles que investem na excelência. A qualificação da equipe torna-se um diferencial estratégico significativo para empresas de todos os portes. O investimento na formação dos colaboradores não apenas aprimora a competitividade no mercado corporativo, mas também confere uma abordagem diferenciada na execução de projetos estratégicos, como a implementação de ERPs.
A certificação profissional não apenas valida o conhecimento, mas oferece diversas vantagens. Ela é um comprovante de educação e formação específica, indicando uma dedicação notável a uma área profissional. Além disso, proporciona credibilidade profissional, economia de tempo, maior eficiência e uma base sólida para a tomada de decisões assertivas.
6. Monitorar Plano de Projeto
É fundamental acompanhar de perto o plano de projeto, recorrendo a ferramentas de gestão que facilitam a programação e o monitoramento do seu progresso. Há diversas opções de software de gestão de projetos acessíveis, capazes de determinar cronogramas, identificar necessidades de recursos e prevenir potenciais conflitos. Uma vez estabelecido, o plano permite a supervisão detalhada de cada tarefa, o monitoramento do progresso global em relação ao planejado, e a identificação dos impactos de possíveis atrasos na conclusão de tarefas, afetando outros cronogramas.
Essas ferramentas também desempenham papel crucial no rastreamento das despesas em comparação ao orçamento, mantendo a administração sênior informada sobre as necessidades de recursos e financiamento.
À medida que desvios do plano são identificados, é fundamental que a equipe do projeto os aborde prontamente. Pequenos deslizes podem evoluir para grandes problemas se não forem tratados de forma rápida e eficaz. Nas reuniões semanais, os líderes de cada equipe devem comunicar o status atualizado dos projetos ativos a todos os membros, permitindo que a equipe encontre soluções para trazer as tarefas atrasadas ou interrompidas de volta ao cronograma.
A programação é um elemento essencial; nenhuma atividade planejada deve ser esquecida, pois isso pode acarretar impactos significativos no futuro. Adicionalmente, considerar a inclusão de pequenas folgas no plano, especialmente para tarefas e fases essenciais, pode ser benéfico. A adoção dos princípios da Corrente Crítica de gestão de projetos de Eli Goldratt pode potencializar a eficácia dessas folgas, proporcionando maior flexibilidade e resiliência ao plano geral do projeto.
7. Fomentar o sentimento de "proprietários" do Sistema
É importante reiterar que o êxito da implementação do ERP está intrinsecamente ligado à comunidade de usuários que se sente verdadeiramente "proprietária" do sistema. A participação desde o início confere aos usuários uma maior sensação de responsabilidade pelo sucesso, uma vez que a escolha e configuração do sistema foram, em parte, ideias deles.
Em qualquer implementação, é inevitável enfrentar situações difíceis e imprevistos. Se os usuários não perceberem o sistema como algo próprio, haverá uma tendência de culpar terceiros - executivos, gerentes, TI ou até o sistema em si - em vez de buscar investigar e corrigir os problemas. O segredo para garantir o comprometimento de propriedade reside no envolvimento desde o início do projeto e na definição clara de metas.
O fator "O que ganho com isso?" desempenha um papel crucial na construção desse sentimento de propriedade. Todos os usuários precisam enxergar os benefícios do novo sistema: facilidade de uso, conveniência, maior confiança na precisão das informações, capacidade de realizar mais e ter um impacto mais significativo na organização, além da redução do estresse, horas extras e frustração. Esses benefícios "suaves" desempenham um papel fundamental em motivar os usuários a adotarem o sistema e contribuírem para seu sucesso.
Educação e treinamento são ferramentas essenciais para que os usuários compreendam que o sistema não apenas aprimorará suas vidas profissionais, como também seu desempenho no trabalho.
Portanto, o sucesso da implementação depende, em grande medida, do senso de propriedade cultivado dentro da comunidade de usuários.
8. Avaliação contínua do desempenho do time de projetos
Avaliar o sucesso do seu time de projetos de ERP é uma tarefa multifacetada, indo além da simples conclusão dentro do prazo e orçamento. Embora o sucesso da implementação permaneça como a principal métrica, análises intermediárias desempenham um papel crucial.
O plano do projeto, com suas tarefas interdependentes e recursos atribuídos, forma a base para avaliações regulares. Cada conclusão de tarefa marca um marco importante. Semanalmente, os gerentes de cada tarefa relatam progresso, utilização de tempo e recursos, além de desafios enfrentados. Esses relatórios são fundamentais para a tomada de decisões do time do projeto, que pode implementar ações corretivas ou realocação de recursos para manter as tarefas alinhadas às metas.
O êxito na conclusão de todas as tarefas não apenas indica o desempenho dos líderes de tarefas, mas também reflete positivamente no time geral do projeto. A correspondência às expectativas de ROI (retorno sobre o investimento) do Sistema de Gestão Empresarial é outro indicador crucial, principalmente se essas expectativas foram estabelecidas de maneira realista, refletindo progresso ou melhoria contínua.
Além disso, a comunicação do time do projeto, embora menos direta, é um indicador vital de realização. Como as informações sobre o projeto são transmitidas para a empresa, gerentes de departamento e executivos? Uma comunicação eficaz é um ingrediente essencial para o sucesso contínuo dos projetos de ERP.
Conclusão
Em síntese, a implementação bem-sucedida de um ERP demanda a orquestração precisa de diversos elementos, sendo o time do projeto um dos protagonistas fundamentais nesse cenário. Seu papel transcende a mera execução técnica, é o planejamento estratégico, o gerenciamento eficaz e a manutenção constante do suporte e motivação da empresa que delineiam o caminho para o êxito.
Neste contexto, a Golive Consultoria se destaca como uma parceira estratégica, possuindo não apenas a expertise de mais de uma década em implementações e desenvolvimentos de sistemas, mas também contando com um time certificado pela SAP, PMI e em metodologias ágeis como o Scrum. Essas certificações são mais do que meros selos, são garantias de comprometimento com a excelência e atualização constante.
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