Quer aumentar a eficiência dos processos da sua empresa? Para isto, pode ser necessário trocar de ERP. Neste blog, listaremos os principais sinais os quais são importantes para se ter para descobrir qual é o melhor momento pare realiza-lo!
Atualizar o seu sistema de gestão ou então trocar de ERP pode parecer um projeto caro e um pouco intimidador. Devido a isto não é muito raro se identificar nos gestores uma certa resistencia para esta mudança. Embora os ganhos com o aumento da eficiência e a melhoria das operações sejam um bom investimento a longo prazo, por si só o investimento não é um forte motivo para a troca.
Por que trocar de ERP?
O ERP (Enterprise Resourse Planning) se tornou um sistema indispensável para as organizações, pois permite a administração de todos os recursos da empresa e a sua utilização de forma otimizada.
Ao longo do tempo, vários motivos podem fazer com que as companhias considerem trocar de sistema de gestão empresarial, desde o custo-benefício até a adoção de um programa que esteja realmente adequado ao seu ritmo de crescimento. Veja, abaixo, algumas das principais razões para essa medida.
As necessidades da empresa superam a capacidade do sistema de gestão
Com o crescimento da empresa há uma necessidade de criação de processos, controles e setores, que, por sua vez, demandam alterações no sistema. Estas alterações podem se dar aumentando o escopo de utilização do sistema atual ou via customizações, porém há certos processos que são limitados pela usabilidade ou então tecnologia do ERP.
Além do fato de que customizações complexas dentro de um sistema de gestão poderá acarretar problemas futuros quanto a evolução tecnológica.
É sempre bom pesar se realmente os processos atuais, ou processos futuros devido ao crescimento caberão no sistema atual e se num futuro breve será necessário realizar um estudo de viabilidade de novas ferramentas e tecnologias.
As pequenas ineficiências do sistema estão se somando e virando uma bola de neve
É comum que alguns processos não muito prioritários, não sejam tratados dentro do sistema de gestão, quer seja por deficiência do mesmo, por não priorização de tal processo ou atividade, por falta de volume de dados que justifiquem tal controle ou então falta de capacitação dos usuários. Ou seja, é comum nas empresas, que mesmo com um sistema de gestão, planilhas e controles paralelos aconteçam, porém quanto se há um número crescente ou elevado de controles paralelos se caracteria como um sinal claro de que, ou o sistema não está atendendo ou o colaborador precisa de uma capacitação nas ferramentas existentes.
Baixo nível de escalabilidade
Basicamente, a escalabilidade é a capacidade que um sistema tem de se adaptar ao crescimento da empresa, de modo a atender as novas demandas sem que isso implique na perda de controle e principalmente de qualidade.
Essa é considerada uma das características mais importantes de um sistema de gestão, dado que, quando o ERP não apresenta escalabilidade, as rotinas internas tendem a não ser realizadas corretamente.
Desta forma, os relatórios ficam incompletos, e há dificuldades para o funcionamento dos processos. Inclusive, tais fatores prejudicam o monitoramento dos indicadores de desempenho (KPIs).
Sendo assim, se sua ferramenta atual não suporte o crescimento da empresa, se recomenda um estudo para adoção de um ERP o qual possa suportar esta vertente.
Falhas de segurança
Diariamente, a empresa manipula dados valiosos e que devem ser mantidos em sigilo, principalmente com o advento da LGPD.
Em circunstâncias em que o software não é capaz de controlar as informações de modo apropriado, você enfrenta impactos negativos na segurança. Isso afeta a credibilidade e o compliance da empresa juntamente ao mercado, além de comprometer a integridade das informações referentes ao negócio.
Por essa razão, se as falhas de segurança estão sendo frequentes, cogite a possibilidade de migrar para um sistema que seja mais confiável.
Em tempos de mobilidade, acessível via múltiplos dispositivos
Cada vez mais vemos um aumento do uso de dispositivos móveis (celulares), tablets, notebooks, etc. E com o advento a adoção cada vez maior de home-office, também se tem a necessidade de ferramentas que sejam acessíveis de dispositivos diferentes e também de localidades diferentes.
Se o seu sistema é somente acessível de um local, necessitando de instalações de softwares terceiros para acesso ou então que a liberação de acesso remoto possa comprometer a segurança da empresa, considere um sistema com uma tecnologia nova seja via nuvem ou então que tenha acesso via web ou mobile.
Você não tem acesso a informações em tempo real
Se toda vez que você necessita de determinada informação é necessário aguardar que o sistema gere por minutos relatórios imensos que devem ser migrados para planilhas e tratados pelo seu colaborador, ou então se todo mês você necessita esperar dias para que a contabilidade feche seus dados, você tem um problema grande.
Com a constante evolução dos recursos de BI e computação in-memory, um bom ERP deve te proporcionar dados da forma mais ágil possível.
Seu ERP não está acompanhando as mudanças da legislação
A legislação brasileira sofre alterações todo ano, e em alguns casos ainda com mais frequência. Neste caso, muitos softwares não acompanham essas mudanças, e isso pode acabar gerando prejuízos para empresa, como multas e gastos com regularizações, principalmente quando se tratamos de questões fiscais, seja por calculo de tributos ou entrega de obrigações acessórias ao fisco (NF-e, NFS-e, SPEDs, etc). Contar com um sistema preparado e constantemente atualizado facilita o cumprimento dessas obrigações que são fundamentais para a condução da empresa.
Além destes, existem muitos outros sinais que podem estar mostrando que está na hora de mudar o seu ERP. Sabemos que pode ser trabalhoso e custoso em alguns aspectos, porém os benefícios de se ter um sistema de gestão integrado atualizado, com as melhores tecnologias e proporcionando ao seu negócio inovação, gestão e controle em tempo real, gerando insights para as áreas poderá além de reduzir seu custo, também aumentar as receitas e lucratividade tanto no curto quanto no longo prazo. E isto tudo proporcionando e suportando o crescimento da empresa.
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